七、八年前國內盛行近視雷射手術風潮,當時全省有一百多家眼科作近視雷射手術。曾在各大醫院執業十多年的眼科醫師宋普生,決定以多年豐富雷射手術經驗與精湛技術創業,於是首開風氣之先,2001年在高雄市新崛江區成立全台首間專業近視雷射中心,引進南台灣首部visx s3前導波準分子雷射廣受大眾肯定,並於2002年2月7日通過ISO國際品質認證,成為全國第一個榮獲ISO國際品質認證的專業近視中心。
元新眼科起初設於新崛江的鬧區是因以年輕族群為設定對象,在開業後發現 有很多上班族都有做近視雷射手術的需求,遂將醫療中心與社區結合,於2002年7月遷址至民族路設立旗艦中心,佔地約300坪,為南台灣最大的眼科中心,並且陸續於高雄鳳山、台南永康設立分院,當國內雷射近視中心隨著流行風潮逐漸消褪之際,元新眼科卻是陸續開設分院,觸角擴及眼科醫療及微整型領域,足見其企業已有良好口碑,才能有如此龐大規模。
此外,元新眼科相當重視人才培育,開辦不少教育訓練課程,每月舉辦讀書會,剛開始有些員工不解為什麼一定要讀書?直到公司盛行讀書風氣及體會帶來的成長後,每次讀書會幾乎是座無虛席。對醫療專業追求高品質,注重學習培養人才的企業文化,造就元新眼科今日的規模。
未E化前耗時溝通、花費成本又低效率
元新尚未E化前,由於有三個院區,往往公佈一項資訊,就得費時長達一兩天的時間才能讓所有員工知道,公佈用的紙張也造成不少紙張耗損成本。另外每次追蹤一個專案,有時常因Email郵件遺漏,會耽誤工作進度。過去護理人員為提醒醫生開刀時間,常在醫生電腦上置放便利貼,但醫生常因忙碌都有時會漏掉此類訊息。此外,元新眼科員工眾多,並分正職及兼職人員,每到核算薪資時間,會計人員常需一張張仔細計算核對,非常費時又耗損打卡紙張。
重視學習及創新經營思維的元新眼科,E化腳步也是不落人後,為了讓企業快速與網路時代接軌,增加員工工作效率,於是決定引進E化系統。
元新眼科行政部門主任莊陽敏表示,當初考慮引進EIP系統是看到負責教育訓練的聯聖企管公司運用EIP後,公司運作效率明顯提升許多。在評估國內EIP系統的三家知名廠商後,在一個月內很快就選擇戰國策服務,當初考慮選用戰國策有以下三個原因:
- 功能符合企業需求,經濟實惠,擴充性及更新性高,日後還能自行修改。
- 戰國策內部有專業工程師,日後有問題都可以請求協助。
- 戰國策立業悠久基礎穩定,不擔心日後無人保固。
- 認同戰國策重學習及高度行動力的企業文化,員工服務熱誠,相信擁有質感好的員工,公司商品品質也會不錯。
讓員工覺得好玩,是E化的第一步
元新眼科起初進行EIP作業時,有些年紀較大的資深員工不太適應這樣全面電腦化作業模式,莊陽敏便設計許多讓員工感到興趣的作業模式,譬如在問卷統計頁面,投票表決聚餐餐會想吃的餐點是什麼?想團購商品都列入投票表決項目裡。這些有趣話題讓許多原無權限投票的兼職員工,紛紛向莊陽敏抗議要求有帳號可以投票。透過參予切身有關的有趣活動,讓原來排斥電腦化作業的員工,開始熱衷EIP作業系統,還可以與同事交流公司發布的新鮮話題。

此外,一般公司在操作EIP行事曆都很制式化,莊陽敏認為該有適合不同產業屬性的EIP日誌。因此登入元新眼科的行事曆,就能看到很另類的「排刀日誌」,護理人員就可透過行事曆主動替醫生排刀,不但提高了員工權限,給予很大的成就感,從行事曆「拒絕」或「允許」的回覆中,了解醫生是否清楚知道此訊息,也讓忙碌的醫師在會議及三個院區遊走之際,不會因此誤了開刀時間。

嚴格把關醫療品質的標準化知識庫
醫療業界最重視的就是專業品質,榮獲ISO國際品質認證的元新眼科,在
E化後也相當重視知識庫的建立。將一些標準流程作業,例如配鏡作業、護理程序,上傳至EIP知識庫,即使連新進員工都能很快熟悉作業流程,讓醫療服務品質保持標準化及專業化。
此外,醫師彼此想交流最新的醫療資訊或是上傳最近發現的病例,都可透過EIP來交流訊息,譬如醫師發現診間突然有結膜炎的病例,就用EIP及時通知其他院區,讓醫師可以提前知道此病例開始蔓延趨勢,做好提前醫療準備的措施。醫生對於開刀病人要作評估及數據值的決定,醫師們可在線上討論,優化醫療品質的精準度。不論是知識庫的分享或即時訊息通知,都讓元新眼科透過E化流程,讓醫療資訊不斷更新,確保元新眼科最佳的醫療服務品質。

工作賴不掉,省耗材高效率的EIP
莊陽敏表示過去常因主管口頭交代工作而忘記的員工,用了這套EIP系統後,想賴都賴不掉工作了。因為登入EIP後,備忘錄的工作都記錄得清清楚楚,還有截止時間,主管可以輕鬆追蹤進度,員工必須更加兢兢業業,訊息傳送也不會有所遺漏。莊陽敏說用EIP最大的好處就是「省很大」,現在使用線上打卡,省卻會計核對卡片的時間外,還能節省紙張,行政人員開的朝會、週會、月會,會議裡的決議公佈事項,直接在EIP公佈欄公告,因此過去張貼在公布欄的紙張全都省下來,還有即時通報的效能,不像過去要等上那麼長的時間。未來元新眼科還計畫使用電子表單簽核功能,採無紙作業的電子化作業模式,在耗材物價頻頻上揚的今天,使用EIP不僅省下不少經費,還大大提升效能。
總結元新眼科使用EIP系統後,企業得到實質效益為:
- 增加管理的便利性:打卡鐘核算薪資便利,專案工作管理進度,備忘錄提高員工自主管理工作效率,公告欄跨院區即時通告,不遺漏最新訊息。
- 節省成本的最大利器:可大幅降低紙張、影印機的損耗,減少傳統紙本或Email溝通的時間成本。
- 提昇員工的向心力:透過問卷統計及行事曆的排刀流程,讓員工可自由發表意見及增加安排工作的自主性,大大凝聚員工的向心力。
凝聚員工向心力 邁向「醫療+服務+科技」領域
在元新EIP問卷曾設計一題「來元新上班快不快樂?」的問題,這項不記名的投票顯示有近八成的員工來元新工作很快樂,這也難怪為什麼在元新上班長達三年的資深員工佔了七成左右。元新為員工定做優雅的制服,如同飯店般的優雅辦公環境,設有吧台休閒區,舒適的辦公環境,加上注重教育訓練,快速接上時代軌道的EIP軟體,大大增進辦公效率。每年都會定期舉辦社會活動,例如兒童繪畫比賽、鋼琴比賽,捐款給愛盲基金會、長期與心路福利基金會合作舉辦公益活動,都是「取之於社會,用之於社會」的回饋行動,透過這些公益活動讓員工感到工作更具價值意義。
元新眼科將醫療加上服務的定位後,現在因為EIP運用後,更加上「科技」的元素,成為全方位先進的醫療產業,使元新眼科對於未來更具信心,計畫擴及B2 B與B2C市場,進一步造福社會大眾,也讓員工樂於工作,齊心大步邁向先進專業的眼科醫療領域!
